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東莞市瑞盛自控技術(shù)有限公司

學(xué)習(xí)記錄

提綱編號(hào)（2019）00010號(hào)

時(shí)間：2019年2月16日（星期五） 17:40-19:00

地點(diǎn)：公司茶室

議題：怎樣發(fā)郵件

主持：李總

參會(huì)人員：袁總、李總、譚總、劉工、李柏艷、張飛龍、何燕斌、馮輝、楊樂芳、李鈺坤、陳芬.小謝

記錄：李總

郵件，是一個(gè)非常重要的溝通工具。

在職場(chǎng)，郵件甚至比見面，比開會(huì)，還要重要。

今天，我們繼續(xù)請(qǐng)劉潤(rùn)老師代班。請(qǐng)他給我們講一講：如何發(fā)一封得體的郵件。你有沒有收到過這樣的電子郵件？發(fā)件人叫“還好只是近黃昏”，郵件的標(biāo)題是：“你好！”你覺得，這一定是漏網(wǎng)的垃圾郵件，但還是打開看了一眼，發(fā)現(xiàn)居然是供應(yīng)商的方案和報(bào)價(jià)。你找了半天，沒有方案，也沒有報(bào)價(jià)啊？回信問。他說：啊！忘了添加附件了。我再發(fā)一遍。

你會(huì)怎么看待這位供應(yīng)商？如果是我，能不合作，就不要合作了。太不靠譜。

概念：郵件禮儀

作為管理者，我建議你做一個(gè)測(cè)試。找到5名與客戶打交道最多的員工，然后隨機(jī)抽取每位員工10封來往的郵件，看一下標(biāo)題，問候，分段，用詞，署名，字體，顏色。估計(jì)你會(huì)一身冷汗，我們就是這么一步一步把客戶逼走的！

1999年，我以工程師的身份加入了微軟。當(dāng)時(shí)，微軟雇傭了十幾位語言專家，校對(duì)每一封郵件。他們非常吹毛求疵，郵件的標(biāo)題怎么起，怎么問候，第一句怎么開始，什么時(shí)候用阿拉伯?dāng)?shù)字1,2,3，什么時(shí)候用單詞one，two，three，如何署名，單詞和語法不但不能有錯(cuò)誤，更要信達(dá)雅。被語言專家折磨足夠時(shí)間，最終畢業(yè)的工程師，才能直接給客戶發(fā)郵件。

有一次，我問語言專家團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人Michelle，有必要這么嚴(yán)格嗎？她說，你想象一下，有很多人，這輩子你都不會(huì)當(dāng)面見到，你給他印象的唯一方式，就是郵件。

她的這句話對(duì)我醍醐灌頂。我想這就是中國(guó)人常說的“見字如面”吧。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代：見郵件如面。

運(yùn)用：如何寫一封好的郵件

那么，一封好的郵件，到底應(yīng)該長(zhǎng)什么樣呢？我們與人見面的基本禮儀，不是貌美如花，而是干干凈凈。一封好的郵件也一樣。簡(jiǎn)潔、干凈，是基礎(chǔ)。然后才是你的風(fēng)格。怎么做？

第一，正式的顯示名和總結(jié)性的標(biāo)題。郵件接收者首先看到的是兩樣?xùn)|西：你的顯示名，和郵件標(biāo)題。

所以，郵件禮儀的第一步，就是用真名。比如“劉潤(rùn)”，或者“潤(rùn)米咨詢-劉潤(rùn)”。個(gè)性化、詩(shī)意化，尤其是二次元的名字，比如“還好只是近黃昏”，“一只特立獨(dú)行的豬”可以用在你的QQ簽名上，不要用在商務(wù)郵件里。

然后是標(biāo)題。用不到20個(gè)字，總結(jié)這封郵件的核心內(nèi)容。“你好”，“來自xx公司”，“報(bào)價(jià)”，都不是一個(gè)好標(biāo)題。“請(qǐng)審閱：X公司關(guān)于Y項(xiàng)目的方案和報(bào)價(jià)”，才是一個(gè)好標(biāo)題。

第二，簡(jiǎn)單大方的格式。一封好的郵件，一定是簡(jiǎn)單大方的。格式要讓位于內(nèi)容。盡量少用不同的顏色、大小、字體、排版，更不要用背景圖、甚至背景音樂。

真正高手的郵件，所有的字都是一個(gè)顏色，一樣大小，一種字體，并只用三種方式來排版：分段、縮進(jìn)，和加粗。

分段負(fù)責(zé)閱讀邏輯，縮進(jìn)負(fù)責(zé)層次關(guān)系，加粗負(fù)責(zé)突出重點(diǎn)。所有復(fù)雜花哨的排版，基本都可以用這三個(gè)方式實(shí)現(xiàn)。

第三，邏輯清晰的正文。外國(guó)人喜歡稱呼對(duì)方“Dear Tom”，你可以說“尊敬的張總”；外國(guó)人喜歡用“I hope this email finds you well”開場(chǎng)，你可以說“見信好”。

問候之后，郵件正文一定要分段，每段只講一件事情。

郵件的標(biāo)題，是全文概括，每段的首句，是整段概括。用小段，不要用大段；用短句，不要用長(zhǎng)句；用簡(jiǎn)單的詞，不要用復(fù)雜的詞；能用100個(gè)字講清楚的事，不用101個(gè)字。

結(jié)尾的部分，總結(jié)郵件內(nèi)容，強(qiáng)調(diào)需要他跟進(jìn)的事情：懇請(qǐng)您撥冗回復(fù)修改意見，非常感激。然后，“祝：商祺”；親密一些的“祝：春安”；再親密一些的“祝：家人都好”。署名：“劉潤(rùn)，潤(rùn)米咨詢”。

第四，良好的回信習(xí)慣。收到郵件盡快回復(fù)，代表你的能力、效率、對(duì)他的重視程度。回信的專業(yè)方式，代表你的職業(yè)化程度。比如，善用抄送、密送；回復(fù)、全部回復(fù)這些功能。

起草郵件，要決定抄送哪些人。一個(gè)不多，一個(gè)不少，是功力。回復(fù)郵件呢？添加、刪除、移動(dòng)抄送者，更是功力。

默認(rèn)，你應(yīng)該“全部回復(fù)”，而不是僅僅“回復(fù)”發(fā)件人本人，因?yàn)樗瓦@些人，就是希望他們持續(xù)關(guān)注你們的對(duì)話。

如果你覺得沒必要這么多人關(guān)注，可以把一些人從抄送，移到密送，然后在正文中注明“為了不打擾大家，我把誰誰誰移到了密送”。這樣，他們知道自己從下一封信開始，就會(huì)離開討論。

如果郵件來來回回，甚至討論的主題都發(fā)生變動(dòng)，可以修改主題，或者重起一封新郵件，而不是文不對(duì)題的蓋樓。

然后，按下“發(fā)送”鍵之前，再次檢查標(biāo)題、稱呼、錯(cuò)別字、有沒有忘了附件。

小結(jié)：認(rèn)識(shí)郵件禮儀

你和很多人這輩子可能只會(huì)通過郵件溝通，“見字如面”。你不一定要打扮得花枝招展，但必須要把自己收拾得干干凈凈。怎么做？第一，起正式的顯示名，和總結(jié)性的標(biāo)題；第二，用簡(jiǎn)單大方的格式；第三，寫邏輯清晰的正文；第四，養(yǎng)成良好的回信習(xí)慣。

課后思考

挑幾封你寫給客戶、合作伙伴的郵件。你的郵件，代表你的職業(yè)化形象嗎？是邋邋遢遢，干干凈凈，還是花枝招展？你有什么好的寫郵件心得，可以與大家分享嗎？來和我一起過過招吧。

瑞盛分板機(jī) 楊樂芳

2019-2-19

PCBA分板工藝解決供應(yīng)商